ปฏิวัติการบริหารงานในองค์กรด้วย Google Apps

ปกหน้า




ปลดระวางชุดโปรแกรมสำนักงานชุดเก่า ด้วยระบบบริหารองค์กรระบบใหม่ ระบบเดียวกับที่ Google ใช้
ไม่มีค่าใช้จ่าย ไม่เสียเวลาติดตั้ง
ทำที่ไหนก็ได้ ไม่ต้องแบกโน๊ตบุ๊ก แค่มีคอมพิวเตอร์ต่ออินเตอร์เน็ตได้เท่านั้น



ปกหลัง
คุณต้องการเครื่องมือด้านการสื่อสารและการประสานงานภายในองค์กรอันทรงพลัง โดยปราศจากการติดตั้งที่ยุ่งยากและมีค่าใช้จ่ายหรือไม่

ติดต่อสื่อสาร...
สร้างบัญชี Gmail, Google Calendar และ Google Talk ให้กับผู้ใช้งานโดยใช้ชื่อโดเมนที่คุณกำหนดเอง ซึ่งจะช่วยให้ติดต่อสื่อสารและทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

ทำงานร่วมกันและเผยแพร่ข้อมูล...
Google Documents ช่วยให้ผู้ใช้งานสามารถแชร์ไฟล์และทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ Start Page คือหน้าแรกที่ผู้ใช้งานสามารถตรวจดูอีเมลในกล่องจดหมายเข้าและปฏิทิน เข้าใช้งานในส่วนที่จำเป็น และค้นหาเว็บไซต์

...และเริ่มดำเนินธุรกิจ
บริการเหล่านี้โฮสต์โดย Google ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องติดตั้งฮาร์ดแวร์หรือดาวน์โหลดโปรแกรมซอฟต์แวร์ใดๆ อีกทั้งยังง่ายต่อการสมัครใช้งานและไม่ต้องมีการดูแล โดยไม่จำเป็นต้องมีเจ้าหน้าที่ทางเทคนิค

คำนำ


คุณศรัณย์ ยุวรรณะ และ ผม ได้ร่วมกันเขียนหนังสือ Google Apps ขึ้นมาเพื่อให้ประเทศไทย
ได้ตระหนักเห็นระบบการบริหารงานผ่านอินเทอร์เน็ต ซึ่งทุกองค์กรในประเทศไทย
จะได้ใช้ประโยชน์อย่างเต็มที่

เครดิตการทำให้ Google Apps เป็นภาษาไทย และ บริการต่าง ๆ ของ Google
ที่ทำให้คนไทยได้ใช้สบาย ๆ ไม่ติดขัดเรื่องภาษาต้องยกความดีนี้ให้กับ
"คุณพรทิพย์ กองชุน Google Thailand Country Representative (ตัวแทนกูเกิลประจำประเทศไทย)"
ที่สนับสนุนเรื่องดังกล่าวให้เกิดประโยชน์ในวงกว้างทั้งภาคธุรกิจและการศึกษา

ผมขอมอบความดีในการเขียนหนังสือเล่มนี้ให้กับผู้มีพระคุณในชีวิตของผมทุกท่าน
หลังจากที่ผมได้รู้จัก Google Apps แล้วทำให้ได้ทำกุศลกับโรงเรียน
ด้วยการไปสอน Google Apps กับโครงการ "การศึกษา 2.0" ได้ไปมาหลายจังหวัด
เห็นภาพการศึกษาของประเทศ

ในภาคธุรกิจหวังว่าหนังสือเล่มนี้จะเป็นแสงสว่างและยกระดับธุรกิจให้มีการบริหารงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
ขอให้ทุกท่านมีความสุขในการทำงานกับเครื่องมือบริหารระดับโลกที่พนักงาน Google ใช้ในการบริหารองค์กรระดับแสนล้าน
ซึ่งเราก็จะได้อยู่บนระบบเดียวกับพวกเขาและสามารถเรียนรู้ประสบการณ์และแนวคิดการทำงานผ่านอินเทอร์เน็ต

ชีพธรรม คำวิเศษณ์
http://www.thaiventure.com/


ผมผู้จักกับ "คุณชีพธรรม คำวิเศษณ์" โดยบังเอิญ จากการร้องเรียนงานสัมมนางานหนึ่งผ่านรายการเปิดโลกซอฟแวร์
หลังจากนั้นก็ได้ไปอบรมกับบริษัทไทยเวนเจอร์ดอทคอม คุณชีพธรรมได้ให้โอกาสให้ผมได้ทำ
blog.hack-google.com และแนะนำให้ผมศึกษา Google Apps
ทำให้วันนี้ผมได้มีโอกาสเขียนหนังสือเพื่อเล่าประสบการณ์การใช้ให้กับคนไทย
และยังได้นำ Google Apps ไปใช้ประโยชน์กับงานหลายๆ งาน ที่ผมดูแลอยู่ตามตัวอย่างในหนังสือ
ได้มีโอกาสได้เป็นนักเขียนดังที่เคยฝันไว้
หวังว่าหนังสือเล่มนี้คงจะเป็นประโยชน์ให้กับทุกคน ที่ต้องการใช้เครื่องมือในการจัดการธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ศรัณย์ ยุวรรณะ
http://www.utcckarate.com/

สารบัญ

• บทที่ 1 องค์กรยุค 2.0 (Enterprise 2.0)
• การบริหารธุรกิจผ่านอินเทอร์เน็ต
• บริษัทเล็กกับใหญ่เท่ากันบนอินเทอร์เน็ต
  
• บทที่ 2 Google Apps คืออะไร?
• เจาะลึก Google Apps
• วิเคราะห์ความแตกต่างของ Google Apps
• ข้อสังเกตก่อนเริ่มใช้ Google Apps
• เทคนิคการประสานงานภายในและภายนอกองค์กรด้วย Google Apps
  
• บทที่ 3 Google Apps เหมาะสำหรับใคร?
• ธุรกิจขนาดกลางและขนาดเล็ก (SME)
• หน่วยงานราชการ
• ภาคการศึกษา
• องค์การบริหารส่วนตำบล (อ.บ.ต.)
• องค์กรการกุศล
  
• บทที่ 4 องค์ประกอบของ Google Apps
• Google Apps มีอะไรบ้าง
• Gmail สำหรับโดเมนเนม
• Google Calendar ปฏิทินสำหรับองค์กร
• Google talk โทรศัพท์ผ่านอินเทอร์เน็ต
• Google Documents เอกสารออนไลน์
• Start Page หน้าแรกศูนย์กลางข้อมูล
• Web Pages เครื่องมือสร้างเวป
• Admin Control Panel
  
• บทที่ 5 การสมัคร Google Apps
• วิธีการติดตั้ง Google Apps
• ยืนยันความเป็นเจ้าของโดเมน
• การตั้งค่าโดเมน
• ข้อมูลบัญชี
• ขื่อโดเมน
• การตั้งค่าบริการ
• อีเมล
• บัญชีผู้ใช้งาน
• สร้างรายการอีเมล
• อัปโหลดผู้ใช้จำนวนมากพร้อมกัน
• การสนทนา
• ปฏิทิน
• บริการเอกสาร
• หน้าเริ่มต้น
• หน้าเว็บ
  
• บทที่ 6 วิธีใช้ Google Apps แต่ละโปรแกรม
• บริการอีเมล (Gmail)
• บริการโปรแกรมสนทนา (Google Talk Client)
• บริการปฏิทิน (Google Calendar)
• บริการเอกสาร (Google Documents)
  
• บทที่ 7 กรณีศึกษา
• บริษัท ธรรมนิติ จำกัด (มหาชน) และสำนักงานกฎหมายธรรมนิติ
• ชมรมคาราเต้ ม.หอการค้าไทย
• ครอบครัว ยุวรรณะ
• การกุศลกับ Google Apps
• เมื่อทหารปฏิวัติ (ตัวเอง) องค์กร ด้วย Google Apps
  
• ภาคผนวก
• Google Sites
• การ ถ่ายโอนข้อมูล Outlook กับ Google Calendar
• การใช้ Google Calendar เมื่อคุณไม่ได้เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต
• อินเตอร์เน็ตและที่อยู่ทางอินเตอร์เน็ต
• การ Connect Google Talk ผ่าน Proxy server
• ตัวอย่างการตั้งค่าโดเมนเนมของ utcckarate.com กับ Godaddy
• Google Apps ในสื่อหนังสือพิมพ์
• Google Channel
• Product Overview
  

หาซื้อได้ตาม ร้านหนังสือซีเอ็ด จัดพิมพ์โดย สนพ. Success Media

อ่านต่อ>>

SalesForce for Google Apps "CRM Online with Google Apps"

ในยุคของ Enterprise1.0 การซื้อซอฟแวร์มาติดตั้งในสำนักงานเป็นสิ่งจำเป็น เมื่อมีการเปลี่ยนเวอร์ชั่นใหม่ คุณก็จำเป็นที่จะต้อง Upgrade หรือซื้อใหม่ ดีไม่ดีคุณก็ต้องเปลี่ยนเครื่องด้วย เนื่องจาก Spec ไม่พอที่จะรันโปรแกรม

แต่ในยุค Enterprise2.0 แล้ว การลงทุนซื้อลิขสิทธิ์ซอฟแวร์เป็นสิ่งที่ไม่จำเป็น เพราะมีทางเลือกก็คือการเช่่า โดยที่คุณไม่จำเป็นต้องลงโปรแกรมที่เครื่อง เพราะโปรแกรมรันผ่านอินเตอร์เน็ตเบราเซอร์ แค่คุณเชื่อต่อกับอินเตอร์เน็ตได้ก็พอ ไม่จำเป็นต้อง Upgrade ซอฟแวร์ เพราะคุณจะได้ใช่้รุ่นใหม่เสมอ
ทำงานที่ไหนก็ได้ที่มีอินเตอร์เน็ต ทำให้คุณสามารถใช้ซอฟแวร์ผ่าน PDA ของคุณได้ และข้อดีอื่นๆ อีกมากมาย

Google Apps คือทางเลือกของโปรแกรมสำนักงานทำงานบนเว็บ ไม่จำเป็นต้องลงโปรแกรมที่เครื่อง ความสามารถใหม่ๆ เพิ่มขึ้นทุกวัน โดยที่ Google Apps ประกอบด้วยซอฟแวร์หลักๆ ดังนี้

• Gmail
• Google Talk
• Google Calendar
• Google Docs
• Google Start Pages
  

SalesForce คือระบบ CRM ออนไลน์ ที่จะทำให้ธุรกิจของคุณมั่นคงและยั่งยืน โดยอาศัยหลักที่ว่า "การรักษาลูกค้าเก่ามีต้นทุนน้อยกว่าการหาลูกค้าใหม่ 3 เท่า" ซึ่งประกอบด้วยซอฟแวร์ดังนี้

• Sales Management
• Analytics and Forecasting
• Sales Information
• Desktop and Mobile
  

เมื่อ SaleForce ซึ่งเป็นผู้นำในธุรกิจ "software as a service" หรือ SaaS (ธุรกิจให้เช่าซอฟต์แวร์ออนไลน์) มารวมกับ Google Apps จะทำให้ SaleForce แข็งแกร่งขึ้นและน่าใช้ขึ้นมากเลย
คนที่หนาวๆ ร้อนๆ ตอนนี้ก็คงไม่ใช่ใครอื่น ก็คือยักษ์แก่ๆ ที่ชื่อ... นั่นเอง

อ้างอิง

• http://www.salesforce.com/googleapps
• Sales Force Automation (SFA)
• กูเกิลผนึกเซลฟอร์ส คู่ศึกตีตลาดซอฟต์แวร์ไมโครซอฟท์

อ่านต่อ>>

การ Activate email ที่จดทะเบียนกับ Godaddy.com

1. เข้าไปที่ http://www.godaddy.com/gdshop/google/gmail_domain.asp
2. กรอก Domain ที่ต้องการ
3. คลิ๊กปุ่ม Confirm
   

MX Record ก่อนเปลี่ยน
MX Record หลังเปลี่ยน

อ่านต่อ>>

Google Apps ภาษาไทย

ตอนนี้ Google Apps ภาษาไทยให้อ่านแล้วนะครับ ลองเข้าไปที่ http://www.google.co.th/a

เปิดตัวแล้ว Google Apps เวอร์ชั่นภาษาไทย

อ่านต่อ>>

ประหยัดค่าโทรศัพท์ในบริษัทด้วย Google Talk

เมื่อวานผมได้ไปคุยกับหัวหน้าที่ทำงานมา ได้เล่นเรื่อง Google Apps ให้เขาฟัง ว่าจะช่วยธุรกิจได้อย่างไร ประเด็นที่จะเอามาเล่าก็คือเรื่องค่าโทรศัพท์ เขาบอกว่ารู้ไหมค่าโทรศัพท์ทั้งบริษัทเดือนละ 3 แสนกว่าบาท
เฉพาะแผนกเราก็ 6-7 หมื่นแล้ว
ผมเลยเสนอไอเดียให้ทดลองใช้ Google Talk แทน และซื้อหูฟังกับไมค์มาเพิ่มก็น่าจะประหยัดค่าโทรศัพท์ไปได้เยอะ แต่ในบริษัทใหญ่ ๆ การที่จะปรับเปลี่ยนอะไรก็คงทำได้ยากอยู่ ตอนนี้ก็คงจะทดลองใช้กันในแผนกไปก่อน
ส่วนหน่วยงานที่ใช้ Google Apps เป็น Email ของหน่วยงานนั้นอยู่แล้ว ก็สามารถ Chat กับผ่าน Email ได้เลย และถ้าติดตั้ง Google Talk แล้ว ก็สามารถคุยกันได้โดยที่ไม่ต้องเสียเงินค่าโทรศัพท์อีกแล้ว ถ้าสนใจข้อมูลเพิ่มเติมเรื่อง Google Talk ให้ไปอ่านต่อ ที่นี่

อ่านต่อ>>

Google Apps กับการนำไปใช้

ผมได้ข่าวเกี่ยวกับ Google Apps มานานแล้ว แต่ไม่ได้ไปลองใช้สักที เนื่องจาก Web Hosting ที่ผมใช้อยู่นั้น ปรับแต่งค่าของ Domain ลำบาก แต่หลังจากที่ผมได้ไปใช้บริการของ Godaddy แล้วทุกอย่างก็ง่ายขึ้น ทำให้ผมสามารถ Setup Google Apps ได้เพียงชั่วเวลาข้ามคืน โดยที่ผมได้นำมาใช้กับชมรมคาราเต้มหาวิทยาลัยหอการค้าไทย ซึ่งผมเป็นที่ปรึกษาและเป็นผู้ฝึกสอนอยู่

รูปที่ 1 www.utcckarate.com

ชมรมนี้เป็นชมรมเก่าแก่ มีสมาชิกมาแล้วถึง 34 รุ่น และปัจจบันผู้ก่อตั้งชมรมก็เป็นนายกสมาคมคาราเต้แห่งประเทศไทย ในอดีตชมรมนี้เคยยิ่งใหญ่ มีนักกีฬาเก่ง ๆ มากมาย ปัจจุบันนักศึกษาได้สนใจกีฬาประเภทนี้น้อยลง และจากความนิยมของกีฬาเทควันโด ทำให้สมาชิกของชมรมยิ่งน้อยลง แม้ว่าช่วงเวลาสองปีที่ผ่านมา ชมรมของเราได้ฟื้นจากความตกต่ำ จนสามารถคว้าเหรียญทองมาให้มหาวิทยาลัยถึง 2 รายการ

สองปีการศึกษาที่ผ่านมา (2548-2549) เราได้เน้นให้สมาชิกจัดการซ้อมอย่างสม่ำเสมอ ส่งแข่งทุกรายการ ไปเก็บตัวต่างจังหวัด เนื่องจากเรารับสมาชิกมาได้น้อย และสมาชิกที่เหลืออยู่ส่วนใหญ่ เป็นคนที่ต้องการฝึกซ้อมและสอบสายเท่านั้น ซึ่งคนเหล่านี้ยังต้องมาทำงานบริหารชมรมอีก ทำให้การบริหารงานไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควร ไหนจะห่วงซ้อม ไหนจะสอบสาย ไหนจะต้องสอบ Midterm/Final

การที่เรารับสมาชิกมาได้น้อย เนื่องจากนักศึกษามองว่าเราเป็นชมรมกีฬาเพียงอย่างเดียว ก็คงมีกิจกรรมแค่การซ้อมเท่านั้น เลยไม่สนใจที่จะสมัครเข้ามา ปีนี้เราต้องการรับสมาชิกเพิ่มขึ้น โดยที่เราต้องมีจุดขายมากกว่าเดิม มากกว่าเป็นแค่ชมรมกีฬา โดยที่สมาชิกที่เข้าชมรมนี้ไม่จำเป็นต้องเข้ามา เพื่อฝึกซ้อมอย่างเดียว แต่อาจจะเข้ามาเพราะว่าอยากได้ส่วนลดร้านค้า อยากเรียนรู้การทำBlog อยากบริหารงานชมรม ฯลฯ

โดยเป้าหมายของเราคือหาสมาชิกเข้าสู่ชมรมให้มากที่สุด เพื่อที่จะได้มีคนเพียงพอที่จะสร้างทีมงานในการบริหารชมรม ทีมสวัสดิการ ทีมการตลาด ทีมเวป ทีมหารายได้ ทีมนักกีฬา เรียกได้ว่าเราจะทำให้ชมรมนี้ยืนอยู่ได้ด้วยตนเอง ดังเช่น Sports Club ของเอกชน ทำให้นักศึกษาที่ผ่านกิจกรรมของชมรม จะเป็นนักศึกษาที่มีประสบการณ์การทำงาน เหมือนกับได้ไปฝึกงานกับบริษัท

ผมได้จดทะเบียนโดเมน utcckarate.com เพื่อใช้เป้นหน้าหลักของเวปชมรม โดยที่จะมี Blog ของเล่าเรื่องราว ข่าวสารของชมรมที่ blog.utcckarate.com และมีบริการ Email ของชมรมให้อีกด้วย โดยที่สมาชิกจะ Login เข้าสู่ระบบได้จาก start.utcckarate.com ดังรูปที่ 2

รูปที่ 2 start.utcckarate.com


รูปที่ 3 Login page

โดยที่เราจะให้ชื่อ Account ของแต่ละคนเป็น nickname##@utcckarate.com (##คือรุ่น)
ทำให้ชมรมของเราติดต่อสื่อสารกันง่ายขึ้น เนื่องจากเราจะจำ Email กันได้ทุกคน และสามารถ Chat กันผ่าน Email โดยใช้บริการ Google Talk

รูปที่ 4 Google Talk


รูปที่ 5 mail.utcckarate.com

นอกจากบริการ Email แล้ว เราได้นำเอาบริการของ Google Calendar ซึ่งเป็นบริการของ Google Apps ที่ calendar.utcckarate.com
ชมรมจะใส่ตารางการแข่งขัน การสอบสาย การสอบของมหาวิทยาลัย ตารางฝึกซ้อมไว้ที่ปฏิทินหลัก ซึ่งสมาชิกแต่ละคนจะเห็นปฏิทินเหล่านี้
สมาชิกสามารถสร้างตารางส่วนตัว และแชร์ให้ทุกคนในชมรมรู้ ทำให้คาดการได้ว่าวันไหนจะมีคนฝึก มากน้อย
สามารถใช้เป็นตารางนัดหมาย หรือจะประชุม Online ผ่าน Google Talk ก็ได้ (Over จริง ๆ)

รูปที่ 6 calendar.utcckarate.com

บริการสุดท้ายที่ Google Apps ให้ก็คือ Google Docs & Spreadsheets ที่ docs.utcckarate.com
ซึ่งจะทำให้การเก็บเอกสารอยู่ที่เดียวก็คือ Web ไม่จำเป็นต้องขอไฟล์เอกสารกันอีก และยังสารมารถนำไปพิมพ์ที่ไหนก็ได้ที่มี Web Browser และ Internet มีการแชร์ไฟล์ ทำให้การแก้ไขเอกสารทำได้ทีละหลาย ๆ คน แต่ละคนทำงานได้โดยไม่ซ้ำซ้อน และสะดวกรวดเร็วขึ้น โดยใช้ความสามารถของ Web 2.0 ซึ่งจะมีการเก็บ log ไว้ว่า ใครแก้ไขอะไรไป บ้าง โดยชมรมจะใช้ในการเก็บประวัติสมาชิกชมรม ศิษย์เก่า และเอกสารโครงงานของชมรม

รูปที่ 7 docs.utcckarate.com

ตอนนี้ชมรมได้เริ่มแจก Account ให้กับสมาชิกปัจจุบันเริ่มทดลองใช้กันก่อน เพื่อทดสอบระบบ และจะใช้อย่างเป็นทางการในปีการศึกษาหน้า ซึ่งการนำ Google Apps มาใช้ในชมรม จะเป็นเครื่องมือให้นักศึกษาได้รู้จักการบริหารเวลาการวางแผน และการทำงานเป็นทีม และผมคิดว่าชมรมนี้น่าจะเป็นชมรมแรก ๆ ในสถาบันอุดมศึกษาของไทย ที่นำเทคโนโลยี Web 2.0 มาใช้ในการจัดการชมรม

อ่านต่อ>>

Google Apps

Google Apps เป็นบริการอันหนึ่งของ Google ที่น่าจับตามองเป็นอย่างยิ่ง
เนื่องจากมันจะมาแทนที่บริการ Web mail ปัจจุบันได้อย่าสิ้นเชิง
ยกตัวอย่างแค่บริการ Web Mail ซึ่งได้ยกเอา ความสามารถของ Gmail
มาให้ทั้งหมดและที่สำคัญคือแจกฟรีเหมือนเดิม

โดยมีบริการดังนี้

Google Apps for your_domain.com - Standard Edition
Service settings

* Start Page
http://start.yourdomain.com

* Email
http://mail.yourdomain.com

* Chat
สามารถคุยผ่าน Google Talk ขณะที่ Check Mail หรือ Download มาลงที่เครื่องก็ได้

* Calendar
http://calendar.yourdomain.com

* Web Pages
http://www.yourdomain.com

* Docs and Spreadsheets
http://docs.your_domain.com

ลองเข้าไปดูจะร้องว่า โอ้โห แจกฟรีหรือเนี่ย โดยเฉพาะ Email มี Account ได้ตั้งแต่ 20 - 500 Account (หรือมากกว่า) แถมขณะที่พิมพ์เมล์ จะมีการ Auto save ให้ทุกครั้ง การกรอง Spam ก็สุดยอด การค้นหา Mail ก็ไม่ต้องพูดถึง ส่วนที่ชอบอีกอันก็คือบริการ Calendar เหมือนเราใช้ Outlook มาก ๆ แต่ฟรี

อีกอันหนึ่งก็คือบริการ Docs and Spreadsheets มันจะช่วยแก้ปัญหา Version ของ File ไม่ทำให้มีการ Copy มาทับกัน หรือแก้ไขไปแล้วไม่สามารถกู้คืนมาได้ เอกสารที่เก็บไว้ที่นี่ สามารถแชร์กันอ่านได้ แก้ไขพร้อมกันได้ มีระบบเก็บ Log ว่าใครมาแก้ไขอะไรไปบ้าง มีการทำงาน เหมือน wiki และเราสารถมารถเปิดเอกสาร word กับ excel ที่ไหนก็ได้โดยที่ไม่จะเป็นต้องมี MS Office ขอแค่มี Browser ก็พอ

อ่านต่อ>>